Objectifs de la leçon
- Comprendre les notions de déclencheur et d'action ;
- Reconnaître les situations typiques d'automatisation.
Le principe
Une automatisation (ou flux, workflow, scénario, zap selon les outils) suit toujours la même logique :
QUAND un événement se produit (déclencheur) → SI certaines conditions sont remplies (condition, facultative) → ALORS effectuer une ou plusieurs tâches (actions).
Exemple : Quand un client remplit le formulaire de devis → si le montant estimé dépasse 500 000 FCFA → alors créer une ligne dans le tableau des prospects, envoyer un accusé de réception au client et notifier le commercial senior.
Les types de déclencheurs
- Événement : nouvel e-mail, nouveau fichier, nouvelle réponse à un formulaire, nouvelle ligne dans un tableau ;
- Planifié : chaque jour à 8 h, chaque lundi, le dernier jour du mois ;
- Manuel : un bouton sur lequel l'utilisateur clique.
Situations typiques
- Collecter des données (formulaires) et les centraliser ;
- Envoyer des notifications et des rappels ;
- Classer et archiver des fichiers ;
- Synchroniser deux outils (boutique en ligne → tableur de suivi) ;
- Générer des documents à partir de modèles ;
- Faire valider une demande (congés, achat) par un responsable.
Ce que l'automatisation ne règle pas
Automatiser un processus confus produit… de la confusion plus rapide. Avant d'automatiser, le processus doit être clair et stable.
À retenir
Toute automatisation se résume à : déclencheur → (conditions) → actions.
Mise en pratique
Décrivez au format « Quand… si… alors… » trois tâches répétitives de votre travail.